Selisih Konversi

Anda menjalankan akuntansi (pembukuan) usaha simpan pinjam secara manual? Jika ya, kapan Anda terakhir me rekonsiliasi data kartu pinjaman atau kartu simpanan para anggota Anda untuk dicocokkan dengan nilai yang ada di neraca? Valid? Sama? Atau bahkan mungkin Anda tidak tahu apakah data Anda ini benar atau salah karena sudah terlalu banyaknya data.

System komputerisasi membutuhkan data yang valid dan balance, karena komputer hanya bersifat dummy atau sering di kenal dengan istilah GIGO (Gold ini Gold Out atau Garbage In Garbage Out), maka sebelum komputerisasi data Anda harus sudah balance.Sebagai misal

Laporan neraca harus sama antara sisi debet dan kreditnya
Laporan neraca nilai rugi labanya harus sama dengan laporan rugi laba
Laporan Neraca nilai pinjaman harus sama dengan total kartu pinjaman
Laporan Neraca nilai simpanan harus sama dengan total kartu simpanan
Dan beberapa laporan lainnya.

Point pertama dan kedua biasanya sudah sama, akan tetapi untuk point ketiga (pinjaman) dan keempat (simpanan) biasanya terdapat perbedaaan angka.
artinya nilai yang terdapat pada neraca tidak sama dengan total saldo pinjaman atau simpanan yang diambil dari total kartu pinjaman atau simpanan anggota.
Sebenarnya istilah selisih konversi tidak ada pada istilah akuntansi umum. Istilah ini saya buat karena ada kasus perbedaan data saat memasukkan dari data manual ke dalam data komputer, kasus ini tejadi pada penerapan komputerisasi pada koperasi koperasi yang sudah cukup lama berjalan akan tetapi masih menggunakan system manual.

Sebenarnya istilah selisih konversi tidak ada pada istilah akuntansi umum. Istilah ini saya buat karena ada kasus perbedaan data saat memasukkan dari data manual ke dalam data komputer, kasus ini tejadi pada penerapan komputerisasi pada koperasi koperasi yang sudah cukup lama berjalan akan tetapi masih menggunakan system manual.

Dari sinilah timbul istilah selisih konversi, seperti saya katakan sebelumnya system komputer hanya bersifat GIGO, maka untuk membuat data yang akan di masukkan ke dalam komputer menjadi valid,kita harus memisahkan terlebih dahulu selisih dari nilai yang berbeda antara kartu pinjaman/simpanan dengan nilai yang ada di neraca.

Biasanya hal ini terjadi karena adanya salah pencatatan pada saat menjalankan system manual, artinya, nanti jika setelah di jalankan komputerisasi di temukan asal dari selisih tersebut, maka perbedaan ini akan di catat pada perkiraan selisih konversi. Sehingga pada akhirnya, jika semua kesalahan iu ketemu, nilai selisih konversi akan menjadi hilang.

PR Liburan Lebaran

Beberapa hari terakhir, menjelang liburan lebaran tahun ini, customer support Radian Multi Prima www.radiansystem.com selaku pengembang dari software akuntansi Simpan Pinjam www.armadilloaccounting.com kebanjiran telphone dan email yang berhubungan dengan persiapan liburan lebaran. Bukan masalah mudik lebaran, pengiriman parcel ataupun bermaaf maafan, akan tetapi berhubungan dengan transaksi-transaki akuntansi yang terjadi di hari-hari libur tersebut.Kenapa begitu penting harus ditanyakan? beda dengan lebaran tahun lalu, yang lebih cenderung tenang-tenang saja saat terjadi liburan?. Hal ini di karena kan tanggal libur lebaran tahun ini rata-rata di mulai tanggal akhir bulan (kurang lebih tanggal 26 September 2008) dan berakhir setelah satu minggu berikutnya (tanggal 6 Oktober 2008) artinya, liburan yang terjadi melewati pergantian bulan atau akhir bulan, dimana kita tahu bahwa pada periode tertentu yaitu pada saat akhir bulan, laporan akuntansi (neraca dan rugi laba) biasanya dibuat.Nah… dari keadaan ini maka banyak dari para juru buku (istilah bagian accounting di koperasi) jadi punya 2 pilihan untuk membuat laporan keuangan mereka, dikerjakan sebelum liburan atau sesudah liburan. Kebanyakan dari mereka tidak ingin mempunyai tanggungan atau PR saat mereka berlibur, rata-rata mereka ingin berlibur tanpa di bebani pikiran, banyaknya pekerjaan saat mereka masuk nanti. Inilah inti pertanyaan dari mereka semua, “apakah pekerjaan akhir bulan (pembuatan laporan neraca, rugi laba posting dan lain-lain) bisa di kerjakan sebelum akhir bulan?”. Dan jawabanya adalah….. BISA.
Beberapa hal di bawah ini yang perlu di perhatikan (dan dikerjakan) sebelum Anda melakukan liburan Anda (tepatnya sore hari sebelum liburan)

Posting Simpanan Berjangka (Deposito)
Posting Bunga Pinjaman
Posting Bunga Simpanan
Cetak Laporan Saldo (Simpanan,Simpanan Berjangka dan Pinjaman)
Cetak Neraca dan Rugi Laba
Posting Simpanan Berjangka di bulan berikutnya

Posting Simpanan Berjangka
Untuk koperasi yang terdapat layanan Simpanan Berjangka maka perlu diperhatikan apakah pada tanggal selama mulai liburan (26 September) sampai dengan akhir bulan september (30 September) terdapat simpanan berjangka yang berbunga atau sudah jatuh tempo. Jika ada, maka masukkan transaksi posting deposito tersebut pada tanggal terkait. Caranya..
Ø Ganti tanggal komputer (sebelah kanan bawah layar Anda)
Ø Lakukan Posting
Ø Ganti tanggal berikutnya
Ø Lakukan Posting
Berhentilah pada tanggal 30 September, karena Anda perlu mencetak laporan Neraca dan Rugi laba terlebih dahulu sebelum melakukan posting di tanggal berikutnya (bulan Oktober)

Posting Bunga Pinjaman
Meskipun sebenarnya untuk jenis pinjaman Flat dan Efektif nilai bunga nya akan sama antara Anda memposting tanggal 26 September atau memposting tanggal 30 Sepetember akan tetapi sebaiknya Anda memposting kedua jenis bunga tersebut di akhir bulan . Beda dengan posting Bunga untuk pinjaman jenis RC, tanggal 26 dan 30 September nilainya akan beda. Jadi untuk memposting bunga pinjaman sebaiknya Anda mengganti tanggal 30 September terlebih dahulu di tanggal komputer Anda, kemudian baru lakukan posting bunga

Posting Simpanan
Mirip dengan Posting Bunga pinjaman, Posting Bunga Simpanan sebaiknya di lakukan juga di akhir bulan September, meskipun jika Anda menggunakan metode perhitungan saldo minimum, tidak akan berpengaruh nilai bunganya antara tanggal 26 dengan tanggal 30, akan tetapi jika Anda menggunakan metode Saldo Rata-rata maka Anda harus mempostingnya tanggal 30 September.Caranya sama dengan cara posting Bunga Pinjaman.

Cetak Laporan Saldo
Setelah Anda selesai melakukan posting-posting bunga diatas, cetak laporan saldo-saldo Anda di tanggal 30 September

Cetak Laporan Neraca dan Rugi Laba
Cetaklah laporan Neraca, Rugi Laba dan laporan pendukung lainnya yang Anda gunakan di tanggal 30 September. Selesai, Anda sudah mengerjakan laporan bulan Juni.

Posting Simpanan Berjangka bulan Oktober
Sebagai kelanjutan dari todo list nomer satu diatas, maka pekerjaan terakhir adalah melakukan posting Simpanan Berjangka yang ada di bulan oktober sampai dengan tanggal masuk liburan (tanggal 1 Oktober samapi dengan 5 Oktober). Ini bisa Anda kerjakan sebelum liburan atau sesudah liburan. Terserah Anda.

Hal-hal tersebut diatas tidak mutlak harus semua Anda kerjakan, pilih pekerjaan mana yang berhubungan dengan system Anda. misal jika Koperasi Anda tidak Ada layanan Simpanan Berjangka, maka Anda tidak perlu melakukannya.

Semoga Bermanfaat, Selamat Liburan, Selamat Mudik, Mohon Maaf lahir dan bathin